我以为，GTD 的初级版本应该是 ToDo List。因为工作的关系，经常会有很多个事情需要完成，每件事情的 deadline 不一样，每件事情的重要性、需要花的时间也不一样。更经常的是你在做一件事情的时候，又突然来了另一个更紧急的事情。为了避免事情太多太杂导致自己忘记，我尝试了很多种 ToDo 工具。例如 ATnotes，hott notes，Outlook 自带的 Task，Outlook on Desktop 等等等等。

尝试过越来越多的工具之后，我逐渐认识到，工具只是一种手段，即使你用的工具再好，功能再强大，不能帮助你完成那种多的 ToDo 还是白搭，不能让你想到及时去看还是没用（以前的 ToDo 工具我经常会记了很多东西却都放在后台）。

结合现在的工作情况，我发现只有 Outlook 我是每天必须使用，每天使用频率最多的软件。而 Outlook 中，只有 Inbox 是时时刻刻都需要查看的地方。

上个月我开始尝试使用 Getting Things Done Outlook Add-In，一开始觉得很爽，每封邮件都处理，不是放进存档文件夹，就是创建相关的 task 和 calendar event。再或者就 delegate 给别人。并且也坚持了好几天每天晚上都清空 Inbox。后来发现了，对于一封邮件是创建 task 还是创建 calendar event 很是困惑； 创建的 task 我老是忘记去看；找半天才能从众多的 task 中找到标记成为 “waiting for” 的那些条目。。。。

我开始继续思考更好的方法。突然间我从我之前创建的一个 Inbox 自定义视图设置里面想到了。已有的这个自定义试图会将所有我的名字在 To 列表里的邮件标识成绿色，这样我就能从几十封未读的邮件中准确的知道哪些邮件是我必须要看的。于是我创建了更多的规则，利用 Inbox 里面邮件不同的颜色标识不同的 task。

现在我的做法是：

• 所有标题含有 [TD] 的邮件为蓝色 — 这些就是我的待办事项，平时只要通过新建邮件就可以新建待办事项。如果再要从这个待办事项创建 calendar event 的话，只要将这封邮件拖动到 Calendar 文件夹即可自动创建新的 event，并且原邮件的内容也会一并包括。
• 所有由我自己发出，但是我的名字在 CC 列表里的邮件为斜体的紫红色 — 这些就是我的 waiting for 列表，时不时去看看那些以前的邮件来看看是不是已经得到了回复。
• 所有我的名字在 To 列表里的邮件为绿色 — 这些是必看邮件。

以上方法的好处就是，我不需要刻意去查看待办事项，因为我在检查邮件的时候会一并看到了。但是这就要求 Inbox 里面不能有太多的邮件，最好是保证能够一屏可以全部显示完。

小技巧：快速新建邮件
新建一个 Outlook 的快捷方式，将里面的“目标”改为


"你的 OUTLOOK.EXE 路径" /c ipm.note


然后再结合这篇文章，就可以无论处于是哪个活动窗口都可以快速新建邮件啦。